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TRABAJO COLABORATIVO TRES

INTRODUCCION

La gestión o administración de proyectos utilizó en la mitad del ciclo XX, métodos y técnicas informales basadas en los gráficos de Gantt, de igual manera dos modelos matemáticos: PERT (Program Evaluation and Review Technique, técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) y CPM (Critical Path Method, método de ruta crítica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas). El PERT/CPM es, hasta la fecha, la base metodológica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.

En el presente trabajo tratara de explicar en primer lugar las fases y los actores que intervienen en el ciclo de vida de un proyecto mediante un mapa conceptual realizado en el programa cmapstool.

En segundo lugar se tratara de explicar mediante un ensayo, los diferentes planes a realizar en la administración de un proyecto, de manera que se logre vislumbrar los elementos claves y algunas herramientas a utilizar.

En tercer lugar se tratara de explicar gráficamente las actividades a realizar mediante un cronograma.

En cuarto lugar se mostrara la propuesta ampliada del proyecto que se ha venido realizando a lo largo de los diferentes trabajos colaborativos.

MAPA CONCEPTUAL

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ENSAYO SOBRE LOS DIFERENTES PLANES A DESARROLLAR EN UN PROYECTO

Antes de entrar a hablar acerca de los diferentes planes que abarca la gestión de proyectos, queremos definir que es la gestión de proyectos.  La gestión de proyectos puede entenderse como un conjunto de procesos interdependientes que, si son desarrollados y ejecutados de manera integrada y coordinada, permiten alcanzar los objetivos planteados.

Los procesos de gestión de proyectos se pueden aplicar en la mayoría de los proyectos en casi todas las ocasiones. Sin embargo, es preciso realizar un análisis en cada proyecto para determinar el nivel de formalidad que debe tener cada proceso, eliminando o dando un nivel de formalidad menor a aquellos procesos que tan sólo proporcionen beneficios marginales. Por ejemplo, en un proyecto pequeño o con un grado de complejidad bajo puede no ser necesario elaborar un plan de comunicación (aunque esto no significa que el jefe de proyecto no deba prestar atención a los aspectos comunicativos del proyecto).

 De igual manera es preciso identificar aquellos procesos críticos para el éxito del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto grande o de complejidad alta, el grado de formalidad de los procesos relacionados con el riesgo debería ser alto.

La correcta realización de un proyecto implica llevar a cabo una serie de actividades muy bien definidas que permitan anteceder factores de riesgo y poder evitarlos o minimizarlos, entre las actividades a realizar se puede mencionar las siguientes:

Gestión del tiempo

La realización de este proceso implica la llevar a cabo una serie de procedimientos en aras de llevar a feliz término el proyecto, cumpliendo las metas establecidas por el cliente y el administrador del proyecto, a continuación se mencionan algunos procedimientos a definir.

i.               Definición de las actividades

Al realizar este procedimiento se debe identificar y documentar cada una de las tareas, detectando  los productos entregables más básicos del proyecto, los cuales se clasificaran y seleccionaran en paquetes de trabajo lo cual permitirá al administrador del proyecto establecer y ejecutar un cronograma, el cual será ejecutado y controlado según los objetivos establecidos.

ii.              Establecimiento de la secuencia de las actividades

En este procedimiento se identifica y documenta las relaciones lógicas entre las tareas a realizar.

Algunas herramientas utilizadas para realizar este procedimiento son:

a.     Método de diagramación por procedencia (PCM)

b.     Método de diagramación por flechas (ADM)

c.     Plantillas de red del cronograma

d.     Determinación de dependencias

e.     Aplicación de adelantos y retrasos

iii.            Estimación de los recursos de las tareas

Requiere establecer el talento humano y los materiales a utilizar, determinando la cantidad a utilizar y la disponibilidad de cada uno de los recursos

Otros puntos a tener en cuenta son la estimación de la duración de las actividades y la elaboración del cronograma del proyecto.

Plan de Gestión de Costos

Mediante la realización de este proceso se asegura que cada una de las tareas del proyecto se realice según los criterios económicos establecidos.

Dentro de este proceso podemos realizar las siguientes tareas:

i.               Estimación de costos

Busca realizar una aproximación de los costos del talento humano y los materiales a utilizar, los cuales son requeridos para finiquitar el proyecto. Como herramientas se puede mencionar:

a.     La Estructura de Descomposición del trabajo (EDT)

b.     Estimación por analogía

c.     Determinación de tarifas de costos y recursos

d.     Estimación Ascendente

e.     Estimación paramétrica

f.      Software de gestión de proyectos

g.     Análisis de propuestas de licitaciones

h.     Análisis de reserva

i.      Costo de calidad

ii.              Presupuesto de costos

Busca realizar una suma de cada uno de los costos con el fin de establecer una línea base de costo total. Como herramientas se puede mencionar:

a.     Suma de costos

b.     Análisis de reserva

c.     Estimación paramétrica

d.     Conciliación del límite  de la financiación.

iii.            Control de costos

Busca realizar un estudio de las diferentes causas positivas y negativas que pueden llegar a influir en el proyecto. Como herramientas se pueden mencionar:

a.     Sistema de control de cambios del coste

b.     Análisis de medición del rendimiento

c.     Proyecciones

d.     Revisiones del rendimiento del proyecto

e.     Software de gestión del proyecto

f.      Gestión de variación

Ahora, encontramos varias clases de costos entre los cuales destacamos los siguientes:

g.     Costo de ciclo de vida: Comprende todos los costos en que se puede incurrir durante la vida estimada del producto, correspondiente al sistema completo, subsistemas y componentes. Incluye los costes de investigación y desarrollo, ensayos, producción, adquisición, sistema de apoyo, mantenimiento, operación y costes de eliminación. Este es el costo visto desde la perspectiva del cliente, ya que será él quien normalmente financie todos los costos, desde los de desarrollo, hasta los de eliminación del sistema una vez concluye su vida útil.

h.     Costes fijos: Estos son los costos que no varían prácticamente con el volumen de producción o carga de trabajo, y en los que se debería seguir incurriendo aun en el supuesto de que la carga de trabajo fuese nula.

i.      Costes variables: Costos que son incurridos en función de la carga de trabajo, sea ésta un volumen de producción o un nivel de prestación de servicio. Normalmente son costes directos aunque pueden tener un componente indirecto.

j.      Costes directos: Costos o agregados de costos que pueden ser identificados con algún objetivo final cuyo costo se quiere estimar, ya sea éste un producto, un servicio o un proyecto. Estos costos pueden ser repercutidos directamente a un proyecto al representar un consumo de recursos exclusivo para ese proyecto.

k.     Costes indirectos: Son aquellos costos que no pueden ser identificados con algún fin específico. Normalmente son cargados a cuentas o fondos de costos indirectos para ser después repercutidos a los productos o servicios según algún método preestablecido por la empresa.

l.       

Plan de gestión del alcance

La gestión en cualquier proyecto es una herramienta que ordena, dispone y organiza el personal y los materiales requeridos, optimizando las diferentes relaciones que puedan llegar a existir.

Como gestión de alcance se entenderá a todas las actividades encaminadas a garantizar que cada una de las tareas requeridas en el proyecto se cumpla según los objetivos previamente establecidos.

Esta clase de gestión se relaciona con la definición y el control de lo que es y lo que no es el proyecto, además se determina cual es el alcance del producto o del proyecto.

El contenido del enunciado del alcance comprende:

Ø  Objetivos de proyecto.

Ø  Descripción alcance de producto (características, requisitos, especificaciones).

Ø  Fronteras de proyecto.

Ø  Entregables de proyecto: cliente (producto, servicio, resultado)+otros entregables de proyecto.

Ø  Criterios de aceptación de entregables.

Ø  Limitaciones o restricciones del proyecto.

Ø  Asunciones de proyecto (impacto potencial caso de ser falsas).

Ø  Otros (organización inicial de proyecto, estimación preliminar de coste y cronograma hitos, etc.

Como tareas a realizar se pueden mencionar las siguientes:

i.      Planificación del alcance

Busca subdividir los grupos de tareas principales en componentes administrables según los estimados de costo y tiempo, línea base y control del proyecto, facilitar la asignación de roles y perfiles con su correspondiente autoridad. Algunas herramientas a utilizar para asegurar el cumplimiento de este procedimiento son:

a.     Formularios

b.     Plantillas de desglose del trabajo

c.     Formularios de control de cambios

ii. Definición del alcance

Busca manifestar cual es el alcance del proyecto, basándose para ello en asunciones y restricciones y principales productos a entregar. Algunas herramientas para asegurar el cumplimiento de este procedimiento son:

a.     Análisis del producto

b.     Identificación de alternativas

c.     Juicio de expertos

d.     Análisis de los interesados

iii.  Verificación del alcance

Mediante este proceso se busca obtener la aprobación del alcance del proyecto y de los productos asociados por parte del cliente o de los clientes. Algunas herramientas para asegurar el cumplimiento de este procedimiento son:

a.     Inspeccionar, medir, examinar y verificar

b.     Revisiones y auditorias

iv.            Control del alcance

Busca influir sobre las variables positivas y negativas que representan un riesgo para el alcance del proyecto  estableciendo un control sobre dichas variables. Algunas herramientas para asegurar el cumplimiento de este procedimiento son:

a.     Sistema de control de cambios

b.     Análisis de variación

c.     Re planificación

d.     Sistema de gestión de la configuración.

 

Plan de gestión de la integración

Busca incluir todos los procesos que conforman el proyecto para ordenar todas las partes independientemente de su complejidad, este plan se conforma de los siguientes procesos:

a.     Desarrollar el acta constitutiva del proyecto

b.     Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto

c.     Desarrollar el plan de gestión del proyecto

d.     Dirigir y gestionar la ejecución  del proyecto

e.     Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

f.      Control integrado de cambios

g.     Cerrar el proyecto

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

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PROPUESTA AMPLIADA

Antecedentes del tema

La Policía Nacional mediante la Dirección de Sanidad presta servicios de salud a los funcionarios policiales, sus familias, personal adjunto y personal con asignación de retiro, realizando un despliegue a nivel nacional asignando citas médicas vía telefónica y últimamente vía chat.

Actualmente las tecnologías de la información permiten mediante aplicaciones web gestionar de forma ágil y eficaz la asignación de citas médicas bien sea usando un computador o un Smartphone con conexión a internet.

En Colombia existen diferentes Entidades Promotores de Salud (EPS) que les permiten a sus usuarios la gestión de citas médicas por internet, tal caso es el de la EPS Sanitas.

Propósito u objetivo del estudio

Evaluar posibles campos de acción frente a la implementación de un sistema de gestión de citas médicas que brinden a los diferentes usuarios prontitud en sus requerimientos.

Límites del estudio

El presente estudio pretende ser un elemento importante a tener en cuenta ya que ofrece una visión moderna sobre el uso de aplicaciones web para la gestión de citas médicas, de realizarse beneficiara a más de 160000 funcionarios policiales activos y a sus familias.

El estudio propone una solución multicanal, lo cual significa que el usuario puede gestionar sus propias citas médicas mediante el uso del portal web institucional y aplicación móvil.

En cuanto a teoría sobre el tema de estudio podemos citar la teoría de colas, ya que nos permite tener un estudio matemático de los usuarios que esperan el servicio, al igual de los que ya fueron atendidos.

Se propone desarrollar el portal web y la aplicación móvil en diferentes idiomas, inglés y español siendo este último el preferido.

El desarrollo web deberá observar tanto para la aplicación móvil como para el portal web: el registro de usuarios, publicación de los horarios disponibles en medicina general, odontología y psicología, reservación de la cita médica, notificación de la cita al médico y opción de cancelar cita con 36 horas de anticipación.

Por último se encuentra como limite la falta de documentación seria sobre desarrollos web para gestión de citas médicas.

Definición de los términos

EPS: Entidad promotora de salud

PN: Policía Nacional
DSPN: Dirección de Sanidad de la Policía Nacional
SSPN: Subsistema de Salud de la Policía Nacional
CSSMP: Consejo Superior de la Salud de las Fuerzas Militares y de Policía Nacional
BPM: Business Process Management
BPMS: Business Process Management Suite
SISAP : Sistema de Información de Sanidad Policía.
PMI: Project Management Institute
PMBOK: Project Management Body of Knowlegde

Tecnología: aplicación del conocimiento científico para la realización de las actividades humanas supone la creación de productos, instrumentos, lenguajes y métodos al servicio de las personas.

Información: datos que tienen significado para determinados colectivos. La información resulta fundamental para las personas, ya que a partir del proceso cognitivo de la información que obtenemos continuamente con nuestros sentidos ramos tomando las decisiones que habrá lugar a todas nuestras acciones.

Comunicación: transmisión de mensajes entre personas. Como sede social es la persona, además de recibir información de los demás, necesitamos comunicarnos para saber más de ellos, expresar nuestros pensamientos, sentimientos y deseos, coordinar a los comportamientos de los grupos de convivencia y otros.

Tecnologías de la información y la comunicación (tic): cual unimos estar preparadas hacemos referencia conjunto de avances tecnológicos que no proporcionan la informática, las telecomunicaciones y las tecnologías audiovisuales, que comprenden los desarrollos relacionados con los ordenadores, internet, la telefonía, los “más media”, las aplicaciones multimedia rápida realidad virtual. Estas tecnologías básicamente no proporcionan información, herramienta tras un proceso y canales de comunicación.

Supuestos y expectativas del tema

La implementación de este proyecto el cual permitirá incrementar la cobertura del subsistema de salud de la Policía Nacional (SSPN) mediante la implementación de un sistema BPMS supone un cambio importante dentro del sistema de salud de esta entidad teniendo en cuenta las mínimas establecidas con lo cual podremos  medir el impacto real que tendrá dicho cambio en los usuarios de este sistema con lo que determinaremos si la implementación fue positiva o negativa con lo que se tomaran los correctivos pertinentes en el menos tiempo posible

Al desarrollar el portal web y la aplicación móvil se dará a todos los usuarios del subsistema de salud, una herramienta eficaz que permitirá darles una mayor calidad de vida, ya que accederán de forma oportuna a los servicios médicos evitando así que se compliquen enfermedades que tengan los usuarios por falta de atención médica.

Importancia del estudio (justificación)

El presente estudio pretende dar argumentos válidos para implementar una actualización a la plataforma tecnológica del subsistema de salud de la Policía Nacional, en especial a la asignación de citas médicas ya que actualmente este proceso se realiza mediante citas telefónicas y sala de chat por lo tanto el usuario no puede realizar este proceso sin intermediarios lo cual influye directamente en un atraso de la atención médica. .

Aportación a la disciplina, la escuela o a la carrera

El aporte que se realiza se ve reflejado en el trabajo multidisciplinario que se debe realizar con profesionales del área de la salud y personal administrativo del subsistema de salud, dando como producto aplicaciones móviles y portales web que se especializan en darle una opción rápida a los usuarios para resolver sus problemas de asignación de citas médicas, lo cual es un avance en el área de la salud ya que utilizan los conocimientos de la Ingenieria de Sistemas para dar una solución a las EPS.

Como futuros profesionales en el campo de la Ingeniería de Sistemas  esta propuesta es de gran importancia en lo práctico mediante la aplicación de los conocimientos adquiridos durante nuestra titulación académica mediante el análisis y planteamiento necesario de todos los actores que intervienen en el desarrollo tecnológico que se le implementara  al subsistema de salud de la Policía Nacional (SSPN) mediante la implementación de un sistema BPMS ya que esta nueva tecnología obtendremos el resultado esperado

Diseño de la Investigación

El presente trabajo se fundamente bajo los resultados obtenidos mediante la realización de un estado del arte sobre la pregunta de investigación ¿Cómo implementar un sistema de gestión de citas médicas en la Policía Nacional? , la cual surgió como respuesta a las inconformidades del servicio médico que actualmente se presentan.

Índice Esquemático

Al considerar los diferentes elementos que conforman la implementación de un sistema de gestión de citas médicas en la Policía Nacional se puede hablar de las siguientes fases:

i. Antecedentes del tema

ii. Objetivos

iii. Marco teórico-practico

iv. Definición de los términos

v. Importancia del estudio

vi. Diseño de la investigación

vii. Bibliografía

CONCLUSIONES

Con la elaboración de este trabajo se logra profundizar en las fases y los actores involucrados en un ciclo de vida de un proyecto, lo cual sirve para tener un esquema claro de lo que se debe hacer y quienes lo hacen.

De igual manera se logra interiorizar conceptos importantes en los diferentes planes que se pueden realizar a la hora de administrar un proyecto.

Mediante la realización de un cronograma de actividades a llevar a cabo en un proyecto, se logra afianzar los conocimientos y permite tener habilidades en herramientas tecnológicas de vital importancia a la hora de administrar un proyecto.

 

 

BIBLIOGRAFIA

Institución Universitaria de Envigado. Estrategias gerenciales. Recuperado el 20 de noviembre de 2014, de http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionTiempo.pdf

Institución Universitaria de Envigado. Estrategias gerenciales. Recuperado el 20 de noviembre de 2014, de http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionCostos.pdf

Institución Universitaria de Envigado. Estrategias gerenciales. Recuperado el 20 de noviembre de 2014, de http://www.iue.edu.co/documents/emp/gestionAlcance.pdf

Burburaca. Gestión de integración de proyectos. Recuperado el 20 de noviembre de 2014, de http://www.burburaca.com/pmp-blog/3-gestion-de-integracion-de-proyectos.html