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BPM (Bussines Process Managment)

Se presenta como un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías que se usan para diseñar, representar, analisar y controlar los procesos de negocio de una compañía.

BPM se centre en el mejoramiento del rendimiento de los procesos de negocio combinando tecnologías de la información con metodologías de proceso y buen gobierno.

BPM es una colaboración continua entre las áreas de tecnologías y el área de negocio que fomenta procesos de negocio mucho más efectivos, ágiles y transparentes.

BPM abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios.

•Smith Howard por su parte, define BPM como una nueva aproximación para abordar y gestionar procesos de innovación en las compañías que construye el mejoramiento, a partir del estado actual de un proceso en un momento determinado y que plantea una diferencia radical frente a la reingeniería; la cual construye el mejoramiento desde la redefinición total del proceso. En esta óptica BPM se convierte en una respuesta al caos operativo que presentan las compañías en la actualidad.

“La consecución de los objetivos de la organización a través de la mejora, la gestión y el control de los procesos esenciales del negocio”. 

En resumidas cuentas BPM es el resultado de las experiencias obtenidas de cada metodología, en el momento de un pensamiento enfocado a los procesos su antecesor fue la reingeniería de procesos, en la automatización se toma como base el workflow o flujos de trabajo y en el pensamiento enfocado a la calidad, sus principales antecesores son TQM (total quality management), ISO, six sigma. 

Ventajas de una implementación BPM

La implantación de BPM permite aprovechar las infraestructuras y sistemas existentes, de forma totalmente integrada, minimizando el impacto económico de los cambios. La agilización de procesos y reducción de costes mediante BPM se obtienen desde el primer momento, permitiendo monitorizar el negocio y detectar cualquier problema en la Gestión Empresarial, el ajuste a las métricas establecidas y el cumplimiento de los parámetros de Calidad.

Conceptos Previos a BPM

¿Qué es un proceso?

• «Cualquier actividad o grupo de actividades que toman una entrada, le añaden valor y proporcionan una salida a un cliente interno o externo»
• «Sucesión de tareas, que tienen como origen unas entradas y como fin unas salidas. El objetivo del proceso es aportar valor en cada etapa.»
• «Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados» [ISO 9000:2000]

¿Qué es un procedimiento?

«Forma especifica para llevar a cabo una actividad o proceso» [ISO 9000:2000]

Trasladado al lenguaje coloquial:

• Proceso –> Qué hacemos?
• Procedimiento –> Cómo lo hacemos? 

¿Qué es una actividad?

«Conjunto de tareas necesarias para la obtención de un resultado» [ISO 9000:2000]

¿Qué es la mejora continua?

«El objetivo de la mejora continua es incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas» [ISO 9000:2000]»
«Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir requisitos» [ISO 9000:2006]

Elementos principales de un proceso

1 - Entradas: Son características definidas de antemano que pueden ser aceptadas o rechazadas.

2 - Salidas: Producto o Servicio destinado al cliente interno/externo.

3 - Recursos del proceso:

• Personas: ¿Quien lo hace? Competencias, habilidades necesarias, etc.
• Materiales: ¿Con qué lo hace? En término de materias primas o semielaboradas.
• Infraestructura: ¿Con que herramientas? Instalaciones, maquinaria, hardware, software.
• Método: ¿Quién hace qué?, ¿cómo lo hace? y ¿cuándo lo hace? (Volviendo a la diferencia entre proceso y procedimiento, aquí podemos observar como el procedimiento forma parte de uno de los recursos del proceso.)

4 - Sistema de control: Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando resultantes para la toma de decisiones. Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias y mejorar continuamente.

EJEMPLO DE PROCESO:

Construcción de un carro.

Entrada: Necesidad de un auto innovador, con motor de 2000cc, sistema de refrigeración renovable, etc.
Factores del proceso:

• Personas: Personal capacitado para la fundición, ensamblaje, montaje, pintura, etc.
• Materiales: Hierro, pintura, maquinaria
• Infraestructura: Fabrica de AUDI
• Método: Primero se llevará a cabo la fundición del hierro por parte del área “X”, luego y de manera simultánea el ensamblaje y pintura por el área “Y” y “W” respectivamente y finalmente el montaje se realizara por el área “Z”

Salida: Auto construido.

Sistema de control: El proceso se está tardando aproximadamente 3 meses y medio, pero el área de ensamblaje está tardando más tiempo del debido por lo que está retrasando el tiempo de producción final.

Tipos de Proceso

Aunque no es un estándar formal, se pueden clasificar los procesos en las siguientes categorías:

Procesos Estratégicos

Son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificación presupuestaria, proceso de diseño de producto y/o servicio, etc.

Procesos de Soporte.

Son los que proporcionan los recursos y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como el proceso de formación, proceso informático, proceso de logística, etc.

Procesos Clave

Son todos los procesos de una organización son importantes, pero no todos son igual de importantes. Existen dentro de la empresa un tipo de procesos que por su impacto en la consecución de los objetivos estratégicos son más importantes que otros.

Dicho de otro modo, los procesos clave son los procesos fundamentales para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de producción, el proceso de prestación del servicio, el proceso de comercialización, etc.

¿Como identificar los procesos clave?

Se plantea un método que propone los siguientes dos pasos:

1) crear una tabla como la siguiente:

	Objetivo 1	Objetivo 2	Objetivo 3
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3

2) Puntuar (de 1 a 3) la importancia del proceso en la consecución de cada uno de los objetivos estratégicos.